管理小秘方：流程再造是一个很好的秘诀，可以提供更好的服务

　　他作业的方式如下：首先，你依据现在的作业，描绘出作业流程图，针对里面每一个步骤进行分析，哪边的流程可以更有效率的处理，然后绘制出新的作业流程图，就可以进行流程再造。

　　我举个例子来说 ，多年前我调任到一个新单位，单位人力实在不够，就对所有同仁的工作内容进行分析，看有没有多余人力，可以处理日渐增加的工作项目，后来发现有两个人，处理的事情是属于例行工作，可是量很大，他们的工作主要是接受人家的申请，然后厘正电脑系统资料，再发文给申请人核准他的申请事项，而这个发文动作的作业量非常大，所以就占用了两个人力。

　　你注意到这个作业流程了吗?接受人家申请、登录电脑厘正、发文，这样三段式作业程序，最繁杂的部分是处理发文系统。所以，我重新设计新的作业流程，我把原有的申请书重新设计为 A4纸张大小，中间以点点横线分隔为两部分，上方为申请联，下方为核备联， 所以又刻了一个核备原子章，中面有可拨动的日期。作业流程重新设计：申请人以新的表格提出申请后，承办同仁接受申请，当场在核备联部分盖上当日的核备章，然后截下核备联部分，直接交给申请人，如此就简化了发文的动作。申请人也很高兴，当场提出申请，就收到盖有核备章的核备联。

　　所以这个流程再造，产生的工作简化，不但节省人力、发文纸张，也节省了邮资，更给申请人提供最快速最方便的服务，我们重新设计的流程再造，最后只需要二分之一的人力来处理电脑登录与厘正，解决我当时人力吃紧的问题。所以，流程再造是一个很好的秘诀，可以提供更好的服务，节省单位更多的人力，你可以试试看，看看你平常处理的工作中，有什么可以流程再造，你就可以获得最佳的管理效益。